Quiz # 4.

คำถาม Human Resource Information System (HRIS) ในกรณีที่บริษัทของท่านมีสาขาอยู่ทั่วทุกภาค มีพนักงานมากกว่า 10,000 คน ท่านสามารถนำระบบ HRISมาประยุกต์ใช้ในบริษัทของท่านอย่างไร จึงจะเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคล (Human Resource Information System – HRIS)
คือ กรรมวิธีเชิงระบบสำหรับจัดการข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลและกิจกรรมด้านงานบุคคลที่จำเป็นต่อองค์กร ซึ่งกรรมวิธีดังกล่าวประกอบด้วยการรวบรวม การจัดเก็บ การรักษา และการเรียกข้อมูลต่างๆ กลับมาใช้ โดยจะนำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ซับซ้อนมาช่วยในการทำงาน หรือจะใช้โปรแกรมเวิร์ดโปรเซสเซอร์ธรรมดาเพื่อบันทึกรายงานการทำเงินเดือน บันทึกเวลาทำงานของพนักงานก็ได้
การนำเอาซอฟท์แวร์และเทคโนโลยีต่างๆ มาใช้ในระบบ HRIS ก็เพื่อให้กระบวนการจัดการข้อมูลเหล่านี้มีความรวดเร็วยิ่งขึ้น มีต้นทุนในการดำเนินงานลดลง เพราะโดยปกติแล้วแอพพลิเคชั่นต่างๆ มักจะทำงานด้านธุรการได้เร็วกว่าคน โดยใช้กระดาษน้อยกว่าและอาจต้องการคนทำงานน้อยลงกว่าเดิมด้วย ซึ่งระบบ HRIS ในส่วนที่เป็นเทคโนโลยีนี้เราเรียกว่า e-HR แต่ก็มีคนจำนวนไม่น้อยเข้าใจว่า e-HR กับ HRIS คือสิ่งเดียวกัน
HRIS ที่ดีจะมีประโยชน์ต่อการวางแผนกำลังคน การคาดคะเนความต้องการกำลังคน และการจัดเตรียมโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากรขององค์กรในระยะยาวได้ นอกจากนี้มันยังทำให้เราสามารถกำหนดค่าจ้างและจัดสวัสดิการที่แข่งขันกับองค์กรอื่นๆ ได้ด้วย ซึ่งจากที่กล่าวมาจะเห็นได้ว่าจุดประสงค์ของระบบสารสนเทศด้านทรัพยากรบุคคลนั้นก็คือ เพื่อจัดเตรียมข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจด้านทรัพยากรบุคคลและข้อมูลที่คนในองค์กรต้องการ (Kovach, Kenneth A, Cathcart, Charles E Jr, Human resource information systems (HRIS): Providing business with rapid data access, information exchange and strategic advantage, 1999)
การปรับรื้อกระบวนการด้านบุคคลโดยนำเอาระบบ HRIS มาใช้นี้ จะมุ่งเน้นไปที่วิธีใช้ข้อมูลของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ทั้งนี้คุณค่าของข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคลที่เก็บรวบรวมมานั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยสำคัญ 2 ประการคือ
1) การมีข้อมูลดังกล่าวจะทำให้การตัดสินใจต่างๆ ดีขึ้นแค่ไหน
2) แต่ละการตัดสินใจที่ดีขึ้นนั้น ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มแก่องค์กรเท่าไหร่จากนั้นเราก็จะทำการเปรียบเทียบระหว่างคุณค่าของข้อมูลกับต้นทุนของข้อมูล เพื่อตัดสินใจว่าการทำให้ได้ข้อมูลนั้นมาเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าหรือไม่
องค์ประกอบของ HRIS
องค์ประกอบสำคัญเชิงกระบวนการของระบบนี้ มี 3 องค์ประกอบด้วยกันคือ.....
Input - Data Maintenance - Output
Input คือการป้อนข้อมูลด้านบุคลากรต่างๆ เช่น ข้อมูลพนักงานใหม่ รายงานผลการปฏิบัติงาน ข้อมูลการทำเงินเดือนพนักงาน บันทึกอุบัติเหตุที่เกิดขึ้นกับพนักงาน บันทึกการเข้ารับการฝึกอบรมของพนักงาน เข้าไปในระบบ ซึ่งในปัจจุบันนอกจากข้อมูลที่เป็นตัวหนังสือแล้ว เทคโนโลยียังทำให้เราสามารถจัดเก็บรูปภาพ สำเนาของเอกสาร รวมไปถึงลายเซ็นของคนในองค์กรได้ด้วยหลังจากป้อนข้อมูลเข้าไปในระบบแล้ว ก็จะเป็นการบำรุงรักษาข้อมูล ซึ่งหมายถึงการเพิ่มข้อมูลใหม่เข้าไป และการปรับปรุงข้อมูลให้มีความทันสมัย เช่น ถ้ามีการเลื่อนตำแหน่งหรือปรับเงินเดือนให้กับพนักงาน เราก็จะป้อนข้อมูลใหม่นี้เข้าไป และก็ต้องเข้าไปปรับข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายในส่วนของเงินเดือนของพนักงานของบริษัท ข้อมูลเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร เป็นต้น

ส่วนกระบวนการขั้นสุดท้ายคือ Output ซึ่งจะมีการประมวลผลข้อมูล จัดทำรายงาน เอกสารให้อยู่ในรูปแบบที่ง่ายต่อความเข้าใจให้ง่ายต่อการนำไปใช้งาน ดังนั้นเราจึงต้องคำนึงถึงผู้ใช้งาน (เช่น พนักงาน ผู้จัดการสายงาน เจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล) และวิธีนำเอาข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ เช่น ใช้ผ่านระบบอินทราเน็ต/อินเตอร์เน็ต ผ่านโทรศัพท์ หรือผ่านทางเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคล เป็นต้น
สำหรับคำถามที่ถามว่าในกรณีที่บริษัทของท่านมีสาขาอยู่ทั่วทุกภาค มีพนักงานมากกว่า 10,000 คน ท่านสามารถนำเอาระบบ HRIS มาประยุกต์ใช้ในบริษัทของท่านอย่างไร จึงเกิดประสิทธิภาพสูงสุด
จากคำถามจะเห็นได้ว่าบริษัทของเรามีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องหาเครื่องมือหรือเทคโนโลยีสมัยใหม่ที่มีประสิทธิภาพ เข้ามาช่วยในการทำงาน ซึ่งเราคงไม่อาจปฏิเสธเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีการพัฒนาและก้าวหน้าอย่างรวดเร็วและหลายองค์กรได้นำคอมพิวเตอร์มาช่วยพัฒนาระบบงานโดยเฉพาะในด้านฐานข้อมูลและการประมวลผลที่รวดเร็วเรียกว่า ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Infomation System;HRIS) แทบจะทุกองค์กรในปัจจุบัน และในขณะนี้ก็มีระบบสำเร็จรูปที่มีผู้พัฒนาขึ้นมาให้เลือกใช้มากมาย ความสามารถของการทำงานก็แตกต่างกันขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบ เพราะเขาต้องการให้ระบบของเขานั้นครอบคลุมสำหรับทุกองค์กรเป็นหลัก ดังนั้นการเลือกหาระบบสำเร็จรูป จึงต้องมีการพิจารณาความเหมาะสมให้ดี สำหรับบริษัทเรามีสาขามากมายทั่วทุกภาค และมีจำนวนพนักงานมากกว่า10,000 คน เพื่อให้ง่ายต่อการบริหารงานระบบต่างๆ ของงานบริหารทรัพยากรบุคคล เราอาจจะเลือกระบบHRIS ที่มีระบบงานย่อยต่างๆดังนี้
1)ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน (Personal base system)
2)ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน(Time attendance system)
3)ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน (Payroll system)
4)ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง(Promotion and Evaluation
5)ระบบการพัฒนาและการฝึกอบรม(Training and development system)
6)ระบบการจัดสวัสดิการพนักงาน(Welfare system)
7)ระบบการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน(Recruitment system)
จากระบบย่อยต่างๆเหล่านี้เราสามารถนำเอาระบบHRIS เข้ามาบริหารงานได้ดังต่อไปนี้
1)ระบบทะเบียนประวัติพื้นฐานของพนักงาน (Personal base system)
ดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้นว่าเป็นระบบงานที่ค่อนข้างจะซับซ้อนและเสียเวลามากดั้งนั้นระบบการจัดเก็บข้อมูลพื้นฐานที่เกี่ยวกับโครงสร้างองค์กร,ข้อมูลประวัติพนักงาน,การกำหนดค่าเริ่มต้นของระบบ และรหัสพื้นฐานต่างๆเช่นรหัสหน่วยงาน,รหัสตำแหน่ง เป็นต้นซึ่งข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ จะถูกนำไปใช้ร่วมกับระบบงานอื่นๆได้ด้วย ในลักษณะของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ระบบข้อมูลพื้นฐานนี้จะเป็นส่วนช่วยในการเชื่อมโยงระบบอื่นๆเข้าด้วยกัน เนื่องจากเป็นการแบ่งการใช้ฐานข้อมูลร่วมกัน ดังนั้นถ้าไม่มีข้อมูลพื้นฐานเหล่านี้ ระบบอื่นๆก็อาจไม่สามารถทำงานได้เลย หรืออาจทำงานซ้ำซ้อนกัน ซึ่งจะทำให้เสียเวลาและสิ้นเปลืองทรัพยากรโดยใช่เหตุ ระบบนี้จะเป็นส่วนที่เก็บข้อมูลรายละเอียดของพนักงานแต่ละคน เช่น ข้อมูลส่วนตัว,ข้อมูลการทำงาน,ข้อมูลเกี่ยวกับการเสียภาษี , สรุปเวลาทำงาน , ประวัติการประเมินผลงานตลอดจนเอกสารสำคัญต่างๆ ซึ่งอาจเก็บในไฟล์รูปภาพ เช่น รูปของพนักงาน , สำเนาบัตรประชาชน , สำเนาทะเบียนบ้าน เป็นต้น
ซึ่งเราอาจจะเลือกระบบที่มีความสามารถดังนี้
- สามารถสร้างเงื่อนไขในการพิมพ์รายงานได้ไม่จำกัด และสามารถเก็บบันทึกเงื่อนไขที่ใช้เป็นประจำในแต่ละรายงานได้
- สามารถเก็บข้อมูลประวัติของพนักงานถูกต้องครบถ้วนและทันสมัยตลอดเวลา
- มีระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูล
- สามารถพิมพ์ภาษาไทยและอังกฤษได้
- สามารถกำหนดเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลได้หลายแบบง่ายต่อการเรียกใช้งาน
- ควรมีความสามารถในด้านเครือข่าย เพื่อตอบสนองการทำงานร่วมกันของหน่วยงานต่างๆในแต่ละสาขาที่แบ่งแยกกัน
- และต้องมีระบบการสำรองข้อมูลไว้ด้วย
2)ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกของพนักงาน (Time Attendance)
สามารถดึงข้อมูลจากเครื่องรูดบัตรเข้าสู่คอมพิวเตอร์เพื่อประเมินผลได้ จากความก้าวหน้าของระบบHRIS ควรจะมีความสามารถในการบริหารเวลาในระบบงานด้วยโดยอาจเพิ่มเติมความสามารถอื่นเข้าไปด้วยเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดเช่น
- สามารถใช้กับเครื่องรูดบัตรได้ทุกยี่ห้อ
- สามารถกำหนดแผนการทำงานของพนักงานได้ล่วงหน้า ไม่ว่าจะเป็นพนักงานรายเดือน รายวันหรือพนักงานที่มีการเข้ากะแตกต่างกัน
- สามารถตรวจสอบเวลาการทำงานที่ข้ามวันได้
- มีการรายงานข้อผิดพลาดต่างๆเช่น พนักงานไม่รูดบัตรเข้าหรือออก รายงานการมาสาย หรือเลิกงานก่อนเวลา
- สามารถแสดงสถิติการหยุดงาน การป่วย ลา มาสาย ของพนักงานแต่ละคน
- มีระบบเอกสารรองรับการปรับปรุงข้อมูลเวลา ในกรณีที่จำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล เช่นใบแลกกะ ,ใบปรับเวลาการทำงาน, ใบบันทึกกรณีลืมรูดบัตร ,ใบบันทึกการลา เป็นต้น
3)ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือน(Payroll system)
ระบบการจ่ายค่าจ้างและเงินเดือนของแต่ละบริษัทอาจมีรูปแบบแตกต่างกันอีกทั้งเงื่อนไขการคิดคำนวณก็แตกต่างกันขึ้นอยู่กับตำแหน่ง หรือช่วงเวลาทำงาน เช่น ค่ากะ,ค่าอาหาร,เบี้ยเลี้ยงการเดินทาง โดยที่เงื่อนไขเหล่านี้อาจเปลี่ยนแปลงได้ ดังนั้นเราควรเลือกระบบที่สามารถกำหนดเงื่อนไขและสูตรการคำนวณรายได้หรือเงินหักต่างๆได้เองตลอดเวลา โดยไม่ต้องแก้ไขที่ตัวโปรแกรม
และความสามารถของระบบนี้ที่ควรจะมีได้แก่
- มีความยืดหยุ่นในการเพิ่มหรือลดสูตรคำนวณรายได้และเงินหัก
- สามารถจัดส่งข้อมูลการจ่าเงินเดือนพนักงาน ในรูปแบบที่ต้องการของแต่ละธนาคารได้ สำหรับจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร
- สามารถส่งข้อมูลให้กับหน่วยงานต่างๆที่เกี่ยวข้องได้ เช่น ข้อมูลกองทุนประกันสังคม , รายงานภาษีที่ส่งสรรพากร เป็นต้น
- สามารถกำหนดเงื่อนไขการหักกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้หลายอย่าง
- สามารถพิมพ์รายงานด้านภาษีได้ครอบคลุมทุกรูปแบบ เช่น ภงด.1, ภงด.1ก , ภงด.91 , 50ทวิ เป็นต้น
4)ระบบการประเมินผลงานและการเลื่อนขั้นตำแหน่ง(Promotion and Evaluation)
ระบบการประเมินผลงานในปัจจุบันของแต่ละองค์กร จะมีรูปแบบที่หลากหลาย จนไม่อาจถือว่าเป็นมาตรฐานได้ เพราะแต่ละระบบก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน มีความเหมาะสมกับแต่ละองค์กรไม่เหมือนกัน ดังนั้นเราควรเลือกระบบHRIS ที่มีความยึดหยุ่นในเรื่องของการประเมินผลงาน ซึ่งระบบควรจะสามารถสร้างใบประเมินได้โดยที่หัวข้อการประเมินนั้นสามารถกำหนดได้ตามกลุ่มของพนักงาน ซึ่งอาจจะมีความแตกต่างกันทั้งในเรื่องหัวข้อที่จะประเมิน เงื่อนไขต่างๆ การให้คะแนน อาจจะมีระบบการจำลองวิธีการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายโบนัส เพื่อควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่กำหนด หรือนำผลที่ได้มาช่วยในการตัดสินใจว่าควรปรับเงินเดือนหรือจ่ายโบนัส และนอกจากนี้ระบบจะช่วยในการเก็บบันทึกประวัติการประเมินผลงาน , ประวัติการเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง , การทำความดีหรือการถูกลงโทษ , ประวัติการปรับเงินเดือน หรือการจ่ายโบนัสไว้ทุกครั้งโดยอัตโนมัติ เพื่อเรียกดูประวัติการประเมินผลงานย้อนหลังได้เมื่อต้องการ ดังนั้นเราควรเลือกระบบที่มีความสามารถช่วยบริหารงานดังนี้
- สามารถกำหนดหัวข้อในการประเมินได้ไม่จำกัด สามารถจัดกลุ่มหรือแยกวัตถุประสงค์ในการประเมินต่างๆกันได้ตามความต้องการ
- สามารถตั้งเงื่อนไขหรือสูตรคำนวณคะแนนสำหรับประเมินผลได้
- สามารถสร้างแบบจำลองการปรับเงินเดือนได้หลายรูปแบบ เพื่อให้ผู้บริหารนำมาประกอบการตัดสินใจ
- สามารถเก็บบันทึกประวัติการประเมินผล , การปรับเงินเดือน , การเลื่อนตำแหน่ง พร้อมทั้งเหตุผลในการปรับ เป็นต้น
5)ระบบการพัฒนาและฝึกอบรม (Training and development system)
จะเห็นว่าหลายองค์กรในปัจจุบัน ต่างก็พยายามที่จะมุ่งพัฒนาคุณภาพการทำงาน ทั้งการผลิต และบริการเพื่อให้ได้รับรองมาตรฐานที่ทั่วโลกยอมรับ จากการมุ่งสู่ระบบมาตรฐานสากลนี้จึงมีข้อกำหนดให้องค์กรจะต้องจัดการในเรื่องของการพัฒนาและฝึกอบรมให้เป็นระบบ สามารถยืนยันและสอบกลับได้ว่าบุคคลนั้นได้รับการฝึกอบรมในงานที่ต้องรับผิดชอบมาอย่างถูกต้อง องค์กรจะต้องกำหนด Job Description ของแต่ละตำแหน่งงาน ซึ่งประกอบด้วย หน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ , อำนาจในการบริหาร , คุณสมบัติของบุคลากร เป็นต้น และการตรวจสอบว่าบุคคลใดได้ผ่านการ ฝึกอบรมมานั้นเป็นเรื่องที่ยุ่งยากและ เสียเวลา และกำลังคนมาก เราจึงควรมีระบบHRIS ที่มีโมดูลที่รองรับในเรื่องนี้ เพื่อใช้ตรวจสอบว่าบุคคลได้ผ่านการฝึกอบรมในเรื่องใดมาบ้างแล้ว และสามารถนำข้อมูลมาวิเคราะห์ คัดเลือกบุคลากรในการส่งเสริมให้มีการพัฒนาหรือปรับเปลี่ยนตำแหน่งในอนาคต ดังนั้นเราควรเลือกระบบที่มีองค์ประกอบดังนี้
- สามารถจัดทำแผนการฝึกอบรมของพนักงานแต่ละคน หรือแต่ละตำแหน่งงานออกมาได้โดยอัตโนมัติ พร้อมทั้งประมาณการค่าใช้จ่ายต่างๆเพื่อให้สามารถจัดเตรียมงบประมาณได้
- สามารถเก็บบันทึกผลการประเมินการฝึกอบรมในแต่ละหลักสูตร ทั้งในเรื่องของวิทยากร , ผลที่ได้รับ , ผลที่ได้รับ , เนื้อหา , ค่าใช้จ่ายต่างๆ เพื่อนำมาวิเคราะห์สำหรับการวางแผนฝึกอบรมในครั้งต่อๆไป
- สามารถพิมพ์รายงานสรุปค่าใช้ในการจัดฝึกอบรม ตามเงื่อนไขต่างๆ เช่น แยกเป็นหน่วยงาน , แยกตามหลักสูตร , หรือแยกเป็นปีงบประมาณ เป็นต้น เพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารได้
6)ระบบจัดสวัสดิการพนักงาน(Welfare system)
ในองค์กรอาจมีการจัดสวัสดิการให้กับพนักงานนอกจากค่าจ้างและเงินเดือนแล้ว ซึ่งประเภทของสวัสดิการก็จะมีความแตกต่างกันไปตามแต่ความสามารถขององค์กรสวัสดิการบางอย่างมีการจำกัดจำนวนการใช้ บางอย่างจำกัดวงเงินในการใช้ และสวัสดิการบางอย่างก็จำกัดเฉพาะบางตำแหน่งเท่านั้น เราจึงควรเลือกระบบที่จะมาช่วยในการควบคุมในเรื่องของการจัดสวัสดิการให้พนักงาน ที่มีความสามารถในเรื่องต่างๆดังนี้
- ช่วยรายงานประเภทของสวัสดิการต่างๆที่องค์กรจัดให้กับพนักงาน ตลอดจนเงื่อนไขในการใช้สวัสดิการนั้นๆ
- ระบบสามารถแจ้งเตือนให้ทราบได้ว่า พนักงานคนใดได้ใช้สวัสดิการใดเกินกว่าที่องค์กรกำหนดแล้ว พร้อมทั้งสามารถรายงานรายละเอียดต่างๆได้
- ในกรณีการเบิกค่ารักษาพยาบาล สามารถที่จะนำมาวิเคราะห์ถึงโรคหรืออาการที่เกิดขึ้นบ่อยๆกับพนักงาน เพื่อวางแผนป้องกันได้
- สามารถสรุปค่าใช้จ่ายในการจัดสวัสดิการแต่ละปี เพื่อนำไปวางแผนงบประมาณปีต่อไปได้
7)ระบบการสรรหาและคัดเลือกพนักงาน(Recruitment system)
การประยุกต์เทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้ในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร ซึ่งระบบนี้จะแยกข้อมูลออกจากระบบอื่นๆที่กล่าวมาทั้งหมดข้างต้น เนื่องจากผู้สมัครแต่ละคนยังไม่ผ่านการคัดเลือกเข้าเป็นพนักงานขององค์กร แต่เมื่อไรผ่านกระบวนการคัดเลือกแล้ว เช่น การทดสอบหรือสัมภาษณ์ ระบบจะสามารถโอนข้อมูลพนักงานนั้นเข้าสู่ระบบได้โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องไปบันทึกประวัติพนักงานซ้ำอีก ซึ่งระบบอาจจะประกอบไปด้วยรายการต่างๆดังนี้
- สามารถออกรายงาน หรือแบบฟอร์มรายชื่อผู้สมัคร เพื่อนำไปใช้ในการสอบสัมภาษณ์โดยสามารถกำหนดเงื่อนไขต่างๆ ในการออกรายงานได้ เช่น ตำแหน่งที่สมัครงาน , อายุ , การศึกษา และ เพศ เป็นต้น
- สามารถบันทึกรายละเอียดผลขอการสัมภาษณ์ หรือผลการทดสอบ เพื่อประกอบการตัดสินใจในการคัดเลือก
- ช่วยในการโอนข้อมูลที่เกี่ยวข้องต่างๆเข้าสู่ส่วนกลาง โดยไม่ต้องทำการบันทึกข้อมูลใหม่
HRIS เป็นการลงทุนอย่างหนึ่ง เพราะแม้แต่ซอฟท์แวร์ธรรมดาๆ ที่ไม่ซับซ้อนนักก็อาจมีราคาสูง ซึ่งนี่ยังไม่รวมถึงต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์ การฝึกอบรม และต้นทุนในการบำรุงรักษาระบบ ดังนั้นผู้จัดการทรัพยากรบุคคลจึงต้องพิจารณาอย่างละเอียดรอบคอบถึงคุณค่าของข้อมูลที่จะกำหนดให้มีในระบบ เพราะถึงแม้ระบบอาจทำให้การจัดเก็บและการนำเอาข้อมูลมาใช้เป็นไปได้ง่ายขึ้น แต่มันก็สามารถลดคุณค่าของข้อมูลลงได้เช่นกัน ถ้าระบบนั้นยุ่งยากซับซ้อนจนพนักงานไม่อยากใช้ หรือไม่สามารถใช้ได้เนื่องจากไม่เข้าใจในระบบนั้น ด้วยเหตุนี้เองเราจึงต้องพิจารณาจุดประสงค์ทั่วไป 2 ประการของ HRIS คือ 1) จุดประสงค์ในเชิงบริหารจัดการที่จะลดต้นทุนและเวลาในการดำเนินการ 2) สนับสนุนการตัดสินใจที่จะช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายบุคคล ผู้จัดการสายงานและพนักงานตัดสินใจได้ดีขึ้น ซึ่งประเด็นสำคัญในที่นี้คือการตัดสินใจที่ดีขึ้น ไม่ใช่แค่การประมวลผลข้อมูลที่เร็วขึ้น
ทุกองค์กรที่นำระบบ HRIS มาใช้จะเจอปัญหาไม่เหมือนกัน แล้วแต่รูปแบบธุรกิจและขนาดขององค์กร รวมไปถึงปัจจัยอื่นๆ ฉะนั้น องค์กรที่นะระบบนี้มาใช้จึงทำในลักษณะใช้ไปปรับปรุงไป ในช่วงแรกๆ ข้อดี – ข้อเสียของ HRIS (Human Resource Information System)ก่อนที่จะกล่าวถึงข้อดี – ข้อเสียของ HRIS นั้น เราต้องเข้าใจก่อนว่า HRIS คือระบบการบริหารจัดการที่ถูกออกแบบมาเพื่อให้ข้อมูลเกี่ยวกับการบริหารคนแก่บรรดาผู้จัดการ / ผู้บริหาร สำหรับนำไปใช้ในการตัดสินใจในเรื่องคน มันไม่ใช่ระบบทรัพยากรมนุษย์ทั้งนี้ HRIS ที่มีประสิทธิภาพเต็มที่ควรจะเป็นระบบ web – based ด้วยข้อดีของ HRIS- มันจะช่วยให้กระบวนการสรรหาคัดเลือกบุคลากรมีความคล่องตัวมากขึ้น เจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรใช้เวลาในการติดต่อกับผู้สมัครน้อยลง เนื่องจากมันมีระบบตอบรับ / ตอบกลับ / แจ้งผลแบบอัตโนมัติ- ช่วยลดเวลาในการวางแผนและบริการการฝึกอบรมพนักงาน- ช่วยให้เราสามารถบริหารผลการปฏิบัติงานได้ดีขึ้น- HRIS จะช่วยลดปริมาณงานเอกสารและเวลาในการจัดเก็บข้อมือต่างๆ ด้วยคนลง- มันทำให้เราสามารถจัดเก็บ / เรียกข้อมูลเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลในองค์กรทั้งหมด ที่เก็บไว้ในส่วนกลาง มาดูได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องแม่นยำ- ทำให้พนักงานในต่างสาขา / ต่างภูมิภาค สามารถเข้าถึงข้อมูลที่อยู่ส่วนกลางได้- มันจะทำให้เราสามารถคาดคะเนแบบแผนในการทำงานของพนักงาน และวิกฤตกาล (ด้านคน) ที่กำลังใกล้เข้ามาได้ล่วงหน้า (เช่น อัตราการลาออกที่กำลังสูงขึ้นผิดปกติในบางแผนกและสาเหตุของมัน) ซึ่งจะทำให้เราสามารถจัดการกับปัญหาด้านคนได้ก่อนที่ปัญหานั้นจะลุกลามบานปลายข้อเสียของ HRISข้อเสียที่สำคัญของมันคือ ค่าใช้จ่ายที่สูง ทั้งในแง่ตัวเงินและกำลังคนที่ต้องใช้ในช่วงเริ่มนำเอาระบบนี้มาใช้ ซึ่งการที่มันมีค่าใช้จ่ายสูงนี้ถือเป็นข้อจำกัดสำคัญของมัน คือมันเหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีบุคลากรจำนวนมาก ถึงจะคุ้มค่ากับการลงทุน (สำหรับไม่ว่าองค์กรนั้นจะมีพนักงาน 1,000 คน หรือ 10,000 คน ค่าใช้จ่ายในการพัฒนา HRIS ก็พอๆ กัน)
ปัจจุบันเราต่างยอมรับว่า คนเป็นหัวใจสำคัญของธุรกิจ แต่ทรัพยากรบุคคลเป็นทรัพยากรมีค่าใช้จ่ายสูงที่ธุรกิจ ต้องรับภาระทั้งทางตรงและทางอ้อม เช่น เงินเดือน สวัสดิการ และข้อมูลผูกพันในสัญญาจ้างงาน HRIS จึงเป็นระบบสารสนเทศที่นำเสนอข้อมูลการตัดสินใจซึ่งเกิดประโยชน์แก่องค์การและสมาชิกแต่ละคน ซึ่งจะช่วยให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจเกี่ยวกับงานด้านทรัพยากรบุคคลอย่างถูกต้องขึ้นและเพื่อผลประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร